公務員の仕事

新人公務員が最初にやるべきこと

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公務員になったけど、まず何からすればいいのか分からない
分からない仕事ばかりでどうすればいいの?

という方にオススメの記事です。

 

公務員になると最初は研修を受けるのですが、研修が終わるとすぐに現場に配属されます。

 

引継ぎの説明を受けたり、引継ぎ資料を渡されて「分からなければ聞いてね」と言われてから業務開始です。

 

しかし、引継ぎの説明を聞いても、もちろん引継ぎ資料を読んでも何をすればいいのか新人にはわかりません。

 

その都度、周囲の先輩方に質問しながら仕事は覚えていけばいいですが、それ以前にできておいた方がいいこと、やるべきことがあります。

 

そこでこの記事では

・新人公務員が配属先で最初にやるべきこと

を解説します。

 

電話に出る

 

研修が終わって職場に配属になっても何をすればいいかなんてわかりません。

 

周囲の先輩方も初めは何も分からないところからのスタートだったので、最初は何もできなくても多めに見てくれます。

 

しかし、何もできない新人にもできることはあります。

 

それが「電話に出ること」です。

 

新人が電話に出るメリット

 

電話に出ても初めは相手が誰なのか、何を言っているのかも分からないかと思います。

 

しかし、何回も電話に出ることで

・自分の部署にどんな問い合わせが来るのか

・自分の部署に誰が電話をかけてくるのか

の2つが分かります。

 

また電話に出ても何もできないので結局は周囲の先輩方に代わってもらうのですが、それを繰り返すことで

・誰がどんな仕事を担当しているのか

も覚えることができます。

 

電話の出方を覚える

 

電話に出ることで部署内の仕事や仕事相手を覚えることにつながると説明しましたが、誰でも初めは電話に出るのが不安です。

 

そこで電話に出た時に対応をあらかじめ考えておき、それを自分のデスクに貼っておくと急な電話にも慌てなくて済むようになります。

 

例えば、以下のような電話対応のテンプレートを用意するのがオススメ。

・電話の受け方「はい、〇〇市△課の××です」

・相手の名前を伺う「恐れ入りますが、お名前をお聞かせいただけないでしょうか?」

・要件を確認する「〇〇というご用件でよろしいでしょうか?」

・保留にして担当者に代わる「確認しますので、少々お待ちください」

・周りに人がいない時「申し訳ありません。確認して折り返しますのでご連絡先を伺ってもよろしいでしょうか?」

 

最初は上記の5パターンをひたすら繰り返せば大丈夫です。

 

仮にお問い合わせ内容が自分の担当だったとしても、いきなり新人には任せられないので他の方が担当してくださいます。

(各仕事には主担当と副担当がいて、自分の担当を補佐してくれる方が必ずいるので最初はその方に回すことになります)

 

この電話を受ける時に気をつけることが2つあります。

 

まず1つ目は

相手の名前と要件をしっかり伺うこと

 

要件が分からないと周囲の先輩も誰が代わりに出ればいいのか分からないためです。

 

ただし、初めは要件を聞いてもいまいち頭に入らないので、名前と聞き取れた単語をメモして引き継ぐだけでも問題ありません。

 

2つ目は

「誰が引き継いだのか」「引き継いでくれた方の対応を観察し、メモすること」

 

誰が引き継いでくれたかをチャックすれば「この仕事の連絡は〇〇さんにまわせばいい」ということが分かります。

 

また、自分の担当する仕事の電話を替わってもらった場合はどんな受け答えをすればいいのか間近で観察できるチャンスです。

 

受け答えの仕方をしっかりメモして次に同じような質問が来たときは対応できるようになりましょう!

 

(注)当然ですが自分で対応するのは自分の担当の仕事だけで問題ありません。

(注2)自分で対応した時も本当に自分一人で対応していい案件なのか周囲が判断できるように、「〇〇の件ですね」と復唱するようにしましょう。そうすれば何か間違ったりするとすぐに助け船を出してくれます。

 

文書の書き方や保管場所を覚える

 

公文書の書き方

 

担当業務を進めていく中で文書を書く機会も増えていきます。

 

研修で文書の書き方のルールは習いますが、正直研修の内容なんて覚えている人はいません。

 

そこで前年度までの文書の書き方を真似して作成することになります。

 

繰り返し書いていけば覚えるかもしれませんが、基本的に前年度までの文書を真似して必要なところだけ変更すれば問題ありません。

 

ただし、自治体や部署によって文書の書き方に独自のルールを作っていることがあるため、最初は「文字のサイズやフォント」「空欄の開け方」「表題の表記の仕方」など細かい所を修正されるかと思います。

 

めんどくさいですが、適宜慣れていくしかありません。

 

文書の保管場所

 

最近は公務員の仕事も少しずつ電子化されてきていますが、いまだに紙文化が根強いの事実です。

 

そのため莫大な種類・量の文書が存在しており、自分の担当する業務に関連している文書がどこに保管されているのかを覚えておく必要があります。

 

電子化されていれば、元データの多くはPC内の課の共有ファイルに入っているので〇〇関連の書類はこのファイルに入っている程度が分かれば問題ないです。

 

しかし多くの書類は整理されておらず分かりにくいことが多いので、自分に関わる書類の場所だけでもメモしておくようにしましょう!

 

管理ツールを用意する

 

公務員の業務は多岐に渡っているため、一人で様々な仕事を同時並行でこなしていくことも珍しくありません。

 

しかし、一度にできることには限界がありますし、ましてや新人なら一つのことをやるのに必死になって他を忘れがちになるのも当然です。

 

副担当の職員が確認してくれることもあるかもしれませんが、副担当の職員も膨大な仕事を抱えているので手が回らないこともあります。

 

そこで自分の仕事の進捗状況を管理するツールを用意しておくことをオススメします。

 

手の込んだものでなくてもいいので、excelなどで簡単なToDoリストを作っておくと便利です。

 

リストの内容には

・記入日

・期限

・内容

・備考(関連する人や提出書類など)

があれば十分です。

 

新人はバタバタすることが多いので、初めは何でも書いていて忘れないようにすることをオススメします。

 

例えば「〇日までに△を職員課の××さんに提出」「〇日に××さんと△に訪問 持ち物は☆と◇」など

 

仕事をこなしていっても次々に新しい業務が入ってくるので、何かしら記録に残さないと忘れてしまいます。

 

人事を担当していたため職員の人事評価を見ることがあったのですが、「仕事管理ができていない」という評価を受ける公務員が新人だけでなく中堅やベテランにも多かったです。

 

そんな中で仕事の管理をできるようになっておけば、抜け落ちを防ぐだけでなく、業務の効率化や周囲からの評価にもつながります。

 

さいごに

 

以上が「新人公務員が最初にやるべきこと」でした。

 

・電話に出る

・文書の書き方や保管場所を覚える

・管理ツールを用意する

 

初めはわからないことだらけで毎日職場に行くのも辛いかもしれませんが、あなたの周りの先輩方も全員同じ経験をしています。

 

それでも今は頼りがいのあるように見えますよね。

 

最初の1年(特に3か月)は覚えることばかりで大変ですが、公務員の仕事は同じ業務の繰り返しなので、最初を乗り越えれば一気に楽になります。

 

そこまでは同期と愚痴を言い合ったり、先輩に相談するなどしてなんとか乗り越えていきましょう!

 

新人公務員の皆さんのご活躍を心から願っています!

 

 

 

追記:新人で辛い時、僕は給料やボーナスのことを考えるようにしていました。

 

とりあえず「次の給料が出たら○○を買うんだ、それまで頑張ろう」⇒「ボーナスで△を買うんだ!それまで頑張ろう」⇒.....といった感じです(笑)

 

給料は必ず1か月周期できますし、辞めたいけどせめてボーナスが出るまではなんとか耐えるぞ!という目標になるのでオススメです。

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それでは最後までご覧くださりありがとうございました。

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